ACAP
Administrador de Capacitación
( Creado en Plataforma Excel )

ACAP es un Administrador de Capacitación capaz de administrar los cursos que realizan los alumnos, lleva los horarios y materias, control de asistencias y evaluaciones de alumnos, envió de invitaciones por correo, imprime certificados, controla los gastos y lleva la facturación o boletas adjuntas a un curso.

ACAP es un pequeño programa realizado en plataforma Excel, tiene control sobre sus usuarios ( Usuario y Password ) y registra el trabajo de cada usuario gracias a el procedimiento TccSpy 2.0 que es una macro registradora de eventos. ACAP funciona en empresas con departamento de capacitación sin ningún problema, además se puede modificar según los requerimientos de los clientes.

ACAP es un programa de Bajo Costo, ya que al estar hecho en plataforma Excel, no hay necesidad de comprar una licencia de costosos programas, pudiendo ser instalado en un terminal si ningún problema.

Ejemplo de Ingreso de Alumnos

Objetivo :

El Objetivo principal del programa es crear un administrador de capacitación, capaz de registrar a un curso a través de un código interno y único, este curso registrara a su vez la cantidad de alumnos y facturas que son emitidas para realizar la capacitación.

Requerimiento:

Para que el programa funcione correctamente, se necesita de un computador con el software Excel ( 97, 2000, XP o 2003 ).

Proceso :

La Base de Datos Principal funcionara en un archivo único, este archivo será de Excel y puede ser Exportada para Access en futuras operaciones. Esta base de datos estará dividida en tres tablas principales :

· Tabla Principal de Registro de Cursos
· Tabla de Datos Personales de Alumnos
· Tabla de Facturación
· Tablas Auxiliares varias ( Opcional )

Procedimientos :

Base de Datos : Los procedimientos que se aplicaran en el proyecto serán diferentes macros capaces de administrar las base de datos, creando relaciones entre las tres tablas principales, haciendo que estas se comuniquen entre si.

Login de Usuario : Habrá un procedimiento especial de registro de usuarios, los cuales serán identificados a través de un nombre de usuario y contraseña, este procedimiento registrara el día y la hora de ingreso al sistema, además los usuarios serán divididos en niveles, otorgando mayores privilegios al usuario “ADMINISTRADOR” y reservando algunos privilegios para los usuarios comunes.

Password de Archivo : El archivo contara con una Password o contraseña de protección, lo cual servirá para darle un mayor nivel de protección al archivo y sus bases de datos.

Respaldo de BD : Habrá un procedimiento que respaldara la base de datos, este respaldo será con un nombre fijo o con un nombre designado por el administrador del sistema.

Alimentación de Registros : Los registros pueden ser ingresados manualmente a través de un formulario VBA ( parecido al os formularios de Access ) , en que los campos estarán organizados de tal forma que harán mas fácil el ingreso de información y aplicando validaciones para evitar el ingreso erróneo de información.

Ingreso de Curso : Ingresar un nuevo curso en la base de datos conllevara a ingresar los alumnos necesarios para la ejecución de está capacitación y a la vez ingresar las facturas de arriendo o compras de implemento para este evento ( arriendo de salas de computación, hoteles, alimentación, computadores, artículos de librería, etc ). Cada curso tendrá un código único, lo cual nos dará muchas posibilidades de hacer aplicaciones varias con los datos.

Informes : Con los datos ingresados correctamente, se pueden crear informes variados, como un informe general por curso, informe de alumnos, informes de facturación emitidas en meses, trimestres, semestres o anuales, exportación de informes a diferentes archivos que pueden ser enviados a través de Outlook a diferentes usuarios.